Onderstaand een aantal van de mogelijkheden. Uiteraard zijn er meer diensten mogelijk. Heeft u werkzaamheden welke niet hieronder vermeld staan, neemt u gerust contact met ons op. De kans is groot dat wij deze voor u kunnen uitvoeren.
Correspondentie
’s-Avonds nog even snel uw offertes uitwerken…
Het uitwerken van correspondentie zoals brieven, e-mails, memo’s, facturen en faxen vergt veel tijd waardoor u zich niet op uw kernactiviteit kunt concentreren. Wij werken uw correspondentie uit, controleren deze op de spelling en leveren deze weer bij u aan.
De aanlevering van de uitgewerkte correspondentie kan op verschillende manieren: via de post, op een diskette of cd-rom, via e-mail of, indien u dat wenst versturen wij uw correspondentie direct en ontvangt u een kopie.
Presentaties
U heeft een nieuw product en u wilt dit via een professionele PowerPoint presentatie introduceren?
U levert de tekst en de gewenste lay-out aan, wij verzorgen de presentatie welke u via e-mail, op diskette of cd-rom, of geheel uitgedraaid op presentatiesheets ontvangt. Het is ook mogelijk een hand-out van uw presentatie te maken waardoor uw gasten het nog eens rustig na kunnen lezen. Wij kunnen de presentatie in de door u gewenste opmaak vormgeven of maken gebruik van een standaardopmaak.
Tekstverwerking
De tekst wel op papier, maar nog niet digitaal?
Het uitwerken van jaarverslagen, rapporten, handboeken, indexen, folders, offertes en opdrachtbevestigingen is mogelijk. Met andere woorden: alles waar teksten in voorkomen (eventueel handgeschreven) werken wij op professionele wijze voor u uit.
Data-entry
Kleine of grote tikklus?
Indien adresgegevens of andere klantgegevens ingevoerd moeten worden in een bestand (database) roept u onze hulp in. Wij voeren de gegevens in en leveren dit bestand bij u aan op diskette of cd-rom, of via e-mail. Ook andere soorten data-entry werk kunt u bij ons uitbesteden. Bijvoorbeeld het overnemen van responskaartjes, adressen uit een gids, enquêteformulieren, compleet uitgewerkt tot duidelijke grafieken of rapportages.
Adressenbestand
U weet: uw adressenbestand is goud waard!
Het bijhouden van een (elektronisch) adressenbestand is van belang om al uw klantgegevens up-to-date te houden. U levert uw adressen aan (bijvoorbeeld via een mapje met visitekaartjes of Rolodex) en wij zorgen ervoor dat uw adressen geordend in een databasebestand worden verwerkt. Mutaties stuurt u aan ons op en wij wijzigen deze in het bestand. Indien u al uw klanten of leveranciers een brief wilt sturen, kunnen wij, indien gewenst, direct uw adressenbestand gebruiken.
Organiseren van evenementen
U houdt zich bezig met de inhoud, wij met ‘de rest’
Het organiseren van evenementen zoals: jubilea, recepties, bedrijfsfeesten en informatiebijeenkomsten kunt u volledig aan ons overlaten. Wij verzorgen een draaiboek en zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is. Denk hierbij aan: uitnodigingen versturen, respons bijhouden, accommodatie reserveren, verzorgen van de catering, fotograaf inhuren en de door u aangeleverde tekst voor een eventuele speech uitwerken.
Telefoonservice
Altijd onderweg en toch bereikbaar willen zijn?
De belangrijkste order komt vaak telefonisch binnen. En wat zou het zonde zijn als u dat ene telefoontje net heeft gemist. Met de telefoonservice van Artifex Support zal dit u niet overkomen. Wij zorgen voor een professionele telefoonbeantwoording op de uren dat u niet bereikbaar bent. Wij beantwoorden uw telefoon met uw bedrijfsnaam, zoals u dat wilt. Vervolgens noteren wij alle binnenkomende berichten, vermelden daarbij gegevens als: datum, tijd, naam van het bedrijf, naam van de contactpersoon, telefoonnummer en een eventuele boodschap. Op de door u gewenste tijdstippen geven wij uw binnengekomen berichten door via de telefoon, fax, e-mail of SMS. Uiteraard merken uw klanten niet dat uw telefoon extern beantwoord wordt, wij presenteren ons als uw secretaresse. Omdat uw telefoon altijd door dezelfde medewerkers wordt beantwoord, bent u verzekerd van een optimale kwaliteit. Indien een klant meer dan eens belt, vragen wij niet nogmaals naar de bekende gegevens, deze hebben wij immers eerder genoteerd. Hierdoor krijgt uw klant een vertrouwd gevoel.
Versturen van informatie
Regelmatig ontvangt u verzoeken om een brochure van uw product en / of informatie over uw bedrijf te versturen.
Wij kunnen dit verzorgen zodat u zeker weet dat uw klant de aangevraagde informatie de volgende dag heeft. Wekelijks krijgt u van ons een overzicht met daarin de verwerkte gegevens. Als u gebruik maakt van onze telefoonservice, kunnen wij tevens, op uw verzoek, direct voor de verzending zorgen.
Vertalen
Wij laten de door u aangeleverde tekst in de door u gewenste taal vertalen.
Dit scheelt voor u een hoop gezoek en geknoei met woordenboeken. Aangezien wij met gerenommeerde vertaalbureaus werken, weet u zeker dat de kwaliteit gewaarborgd is en blijft.
Ondersteuning bij Werving & Selectie
Heeft u een vacature of een aantal vacatures en kunt u de binnenkomende sollicitatiebrieven niet allemaal zelf verwerken?
Vraag het Artifex Support. Wij schrijven per procedure alle inkomende sollicitatiebrieven in. De sollicitanten krijgen direct een bericht van ontvangst. Op uw verzoek nodigen wij de kandidaten voor u uit (op de door u opgegeven data en tijdstippen) of wij schrijven ze een nette afschrijvingsbrief. Wij houden in de gaten dat al de ingeschreven kandidaten na sluiting van de inschrijving bericht krijgen. We kunnen zelfs een portefeuillemap voor u bijhouden voor kandidaten die zeker geschikt zijn voor een volgende procedure.
Het ontwerpen, vullen en onderhouden van een database
Het ontwerpen van een database kan volledig door ons uitgevoerd worden. Het ontwerp wordt geheel afgestemd op uw wensen. Vervolgens kunnen wij de database vullen met de nodige gegevens, en deze ook onderhouden. Zo heeft u ontwerp, beheer en data-entry in één keer.
Reproduceren van presentatiemappen
Geheel volgens uw wens verzorgen wij de totale reproductie van bijvoorbeeld een bestaande presentatiemap. Van de inkoop van het materiaal, het kopieerwerk, het in elkaar zetten van de mappen, het eventueel branden van de documenten op bij te voegen cd-rom’s en het aanleveren bij u of uw klanten. Vervolgens kunt u met één telefoontje de opdracht opnieuw plaatsen en heeft u op korte termijn weer een voorraad goed verzorgde presentatiemappen in huis.
Kopiëren
Alle soorten, maten en aantallen: dubbelzijdig, vergroten, verkleinen, automatisch nieten / voorzien van boorgaten, sorteren, verzamelen, kaften, overheadsheets. Vakkundig en professioneel uitgevoerd. De mogelijkheden zijn onbeperkt.
Drukwerk – bemiddeling
Wij vragen voor u verschillende concurrerende offertes op. Zo kunt u bepalen welke voor u het meest geschikt is. Vervolgens nemen wij het hele traject van proefdrukken – beoordelen – accorderen uit handen. Indien wij ook de eventuele mailing verzorgen, zorgen wij dat het materiaal direct bij ons wordt afgeleverd. Uiteraard krijgt u zelf ook nog een exemplaar te zien!
Secretariële ondersteuning op locatie
Het kan wenselijk zijn dat één van onze secretaresses u op uw locatie komt ondersteunen. Ook dit behoort tot de mogelijkheden. Wij beschikken over een bestand met freelancers welke op regelmatige basis projecten voor Artifex Support uitvoeren. Onze freelancers zijn geselecteerd op accuratesse, kwaliteit en professionaliteit. Als u via Artifex Support een secretaresse op afstand inhuurt, bent u verzekerd van topkwaliteit!
Secretariaat
Voor verschillende verenigingen en stichtingen voert Artifex Support het complete secretariaat. U kunt hierbij denken aan het bijhouden van de ledenadministratie. Dit bestaat bijvoorbeeld uit het verwerken van aan- en afmeldingen en het doorvoeren van wijzigingen. Maar ook de verzorging van de facturatie ten behoeve van de jaarlijkse contributie en uiteraard het verzenden van de aanmaningen kunnen wij voor u uit handen nemen. Bij een vergadering kunnen wij zorgdragen voor de uitnodigingen, het toesturen van de stukken, de organisatie van de vergadering zelf (zoals het regelen van de locatie), het verzorgen van de notulen etc. Verder is het geheel van de vereniging en/of stichting afhankelijk welke diensten wij zoal voor ze verzorgen. U kunt hierbij denken aan het verwerken van enquêtes, verzorgen van mailings en het ontvangen van de inkomende telefoongesprekken. Neemt u gerust eens contact met ons op, wij vertellen u graag wat wij voor u kunnen doen.