Mailingen
U heeft een kleine of grote mailing te versturen
Voor alle soorten en maten mailingen kunt u bij ons terecht. Of het nu gaat om 15.000 brieven die machinaal verwerkt kunnen worden of om 300 doosjes met snoep die we handmatig inpakken.
Indien u uw brief en adresbestanden zelf (digitaal) aanlevert, dan controleren wij uw brief op spelling. De brief wordt aan de adresbestanden gekoppeld. Vervolgens krijgt u een fax met daarbij een gepersonaliseerde brief ter goedkeuring. Na ontvangst van uw goedkeuring kunnen wij starten met de printopdracht. Samen met de eventuele bijlagen wordt de mailing handmatig of machinaal(*) ingepakt.
Vult u het formulier onderaan deze pagina in om alle mogelijkheden te zien en een offerte aan te vragen.
Wij kunnen uiteraard ook de brieftekst voor u schrijven en de adressenbestanden regelen. Kijkt u hiervoor bij "Marketing" op deze site.
* Voor machinale verwerking gelden een aantal voorwaarden. Zoals bijvoorbeeld het formaat envelop. Neemt u hierover contact op met Arjan Bijman, tel: 071-3311726 of arjan@artifexsupport.com.
Responsafhandeling
Als u een antwoordkaart of een fax heeft bijgesloten dan kunt u deze responsafhandeling door Artifex Support laten uitvoeren. De antwoordkaart kunt u direct naar ons postbusadres laten sturen. Ook de faxen kunnen wij voor u opvangen en de eventuele afhandeling daarvan verzorgen. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het versturen van aangevraagde informatie.
Fulfilment
Vooral uitgeverijen maken gebruik van onze fulfilment voor wat betreft zichtzendingen. Een zichtzending is bijvoorbeeld een tijdschrift wat u voor een aantal weken op proef toegestuurd krijgt. De complete afhandeling van deze zichtzendingen wordt door ons uitgevoerd. Van het verwerken van de adressen, toesturen van de zichtzendingen, verwerken van de prospects die geen interesse hebben tot het aanleveren van de abonnees bij de klant.
Indien u zichtzendingen wilt laten verzorgen hebben wij een groot aantal mogelijkheden voor u.
De werkzaamheden die wij per zichtzending voor u kunnen uitvoeren:
- Ontdubbelen van adresbestanden t.b.v. het aanleveren bij het telemarketing bureau
- Controleren van brief en retourfax
- Adresbestanden komen binnen van het telemarketingbureau en worden door ons verwerkt als zichtzending
- Bijvoorbeeld toesturen van een pakket (gecombineerd product) of;
- Het toesturen van losse exemplaren van een tijdschrift of andere uitgave.
- De retouren (fax en / of producten) kunnen op verschillende manieren bij ons binnen komen:
- Telefonisch (speciaal voor de klant geïnstalleerd telefoonnummer)
- Via de fax;
- Via de normale post (postbusnummer Artifex of antwoordnummer klant);
- Via e-mail (bijvoorbeeld: klant@artifexsupport.com
- De retouren die we binnen krijgen verwerken we in de betreffende adresbestanden. De reden van annuleringen houden we ook bij. De betreffende contactpersoon kan zo in het overzicht zien hoeveel mensen abonnee geworden zijn (en op welk product), hoeveel mensen annuleren en wat de redenen zijn van mensen die annuleren.
- Wekelijks houden we een overzicht bij met de stand van het behoud (aantal annuleringen en het behoud);
- Wij houden rappel en na 2 weken (afhankelijk per actie, kan natuurlijk ook 3 of 4 weken zijn) ontvangen de personen die nog niet geannuleerd hebben een zogeheten abonneebrief. Men kan daarna nog weer binnen 3 dagen na ontvangst reageren;
- Deze retouren worden wederom verwerkt en na die 3 dagen gaat het schone bestand met een toelichting naar Klantenservice t.b.v. het opvoeren van de abonnees.
Backoffice
Aangezien we als volledig Backoffice kunnen fungeren (telefonisch, fax, e-mail en post) heeft dit een aantal voordelen:
Telefoon
- Telefonisch zeer goed bereikbaar, geen wachtstanden. De telefoon wordt direct beantwoord en de eventuele vraag ook. Omdat wij goed geïnformeerd worden over de betreffende actie en over de producten kunnen wij de klanten met vragen goed te woord staan.
- Vragen die wij niet kunnen beantwoorden spelen wij direct door aan de betreffende contactpersoon die daarvoor opgegeven is.
- Wij houden rappel of we op tijd antwoord terugkrijgen van de contactpersoon en nemen vervolgens weer contact op met de klant.
Fax Backoffice
- Faxen worden per actie verzameld en verwerkt.
Post Backoffice
- Post wordt per actie verzameld en verwerkt.
- De post wordt door ons geopend. Indien gecontroleerd moet worden of producten retour zijn gekomen doen wij dit direct en vermelden dit weer op de retourformulieren. De retourformulieren worden weer in het adresbestand verwerkt.
- Retour gekomen producten worden door ons verzameld en aan het einde van een actie retour gezonden.
- Indien bepaalde producten niet zijn geretourneerd kunnen wij in het overzicht bijhouden wie een factuur dient te krijgen en waarvoor.
E-mail Backoffice
- E-mail wordt per actie verzameld en verwerkt. Bij inhoudelijke vragen weer doorgestuurd naar de betreffende contactpersoon.
Voordelen Backoffice
De voordelen van onze manier van Backoffice zijn:
- Meedenken met de klant en de prospects van de klant die ons benaderen met vragen;
- Alert zijn, op tijd signalen doorgeven (bijvoorbeeld klachten over benadering of juist veel genoemde redenen van annuleringen);
- Flexibiliteit;
- Servicegericht;
- Wij halen en brengen het materiaal gratis bij TPG post te Roelofarendsveen.